KSeF od 1 stycznia 2027 – co musi zrobić mikrofirma z Iławy i Ostródy

2 listopada, 2026

Od 1 stycznia 2027 r. faktury w KSeF muszą wystawiać także najmniejsze firmy. W ostatnich tygodniach dużo mówiło się o „przesunięciu KSeF”, ale dotyczy ono kar, a nie samego obowiązku. Wyjaśniamy, co się zmienia, kogo to dotyczy i co zrobić jeszcze w grudniu.

Obowiązek od 1 stycznia 2027 – bez zmian

Do końca 2026 r. firmy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać faktury poza KSeF. Ten okres przejściowy kończy się 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Liczy się data wystawienia faktury. Faktura za grudniową usługę wystawiona 5 stycznia 2027 r. musi już powstać w KSeF.

Od 2027 r. nie wystawisz też faktury z kasy fiskalnej. Jeśli sprzedajesz na paragony, a klient firmowy prosi o fakturę, wystawisz ją w KSeF.

Co z karami? Mają być odroczone do końca 2027 r.

Według obecnej ustawy kary za faktury wystawione poza KSeF można nakładać od 1 stycznia 2027 r. Rząd chce to zmienić:

20 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt, który odracza kary za błędy związane z KSeF do 31 grudnia 2027 r.,
projekt trafił do Sejmu i jest w komisji finansów publicznych,
nowe przepisy mają wejść w życie 31 grudnia 2026 r.

Dopóki nowelizacja nie zostanie uchwalona i opublikowana, obowiązuje termin z ustawy, czyli 1 stycznia 2027 r. Nawet gdy zostanie przyjęta, nie zwalnia z KSeF. Ministerstwo Finansów podkreśla, że urząd skarbowy będzie w 2027 r. przypominał o obowiązku i sprawdzał, czy faktury poza systemem nie prowadzą do błędów w VAT.

W Sejmie jest też poselski projekt opozycji, który przesuwa sam obowiązek dla mikrofirm na koniec 2027 r. Nie ma on jednak poparcia rządu i nie warto na niego liczyć przy planowaniu.

Harmonogram KSeF w skrócie

1 lutego 2026 – największe firmy wystawiają faktury w KSeF. Od tego dnia każda firma odbiera faktury kosztowe przez KSeF.
1 kwietnia 2026 – obowiązek wystawiania obejmuje pozostałe firmy.
1 stycznia 2027 – koniec okresu przejściowego dla sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie. KSeF obowiązuje wszystkich.
1 stycznia 2028 – start kar, jeśli Sejm uchwali odroczenie. Bez nowelizacji kary obowiązują od 1 stycznia 2027.

Czy mnie to dotyczy?

Jeśli do tej pory wystawiałeś faktury w Wordzie, Excelu albo w programie bez KSeF, bo mieściłeś się w limicie 10 000 zł, to tak. Najczęściej dotyczy to jednoosobowych firm usługowych, rzemieślników, małego handlu i osób wynajmujących domki czy apartamenty.

Firma zwolniona z VAT też musi odbierać faktury kosztowe przez KSeF. Zasady wystawiania faktur przy zwolnieniu z VAT warto omówić z księgową, bo zależą od rodzaju sprzedaży.

Co zrobić przed 1 stycznia 2027 – lista kontrolna

Sprawdź dostęp do KSeF. Zalogujesz się m.in. przez mObywatel albo profil zaufany.
Wybierz narzędzie do faktur. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF, aplikację mobilną KSeF i e-mikrofirmę. Jeśli masz program do faktur, sprawdź, czy ma integrację z KSeF.
Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu. Wtedy księgowa sama pobiera Twoje faktury kosztowe i sprzedażowe.
Uprzedź stałych klientów. Od stycznia faktura w KSeF jest fakturą właściwą, a PDF wysłany mailem będzie tylko wizualizacją.
Wystaw próbne faktury jeszcze w grudniu. Lepiej nauczyć się systemu przed terminem niż w pierwszym tygodniu stycznia.

Jak pomagamy firmom z Iławy i Ostródy

Naszym klientom ustawiamy dostęp i uprawnienia do KSeF, a faktury kosztowe pobieramy sami. Jeśli wolisz, żeby ktoś pokazał Ci wszystko na miejscu, przyjedziemy do Ciebie. Na terenie Iławy i Ostródy dojazd jest bezpłatny.

Napisz do nas albo zadzwoń: 571 928 063.

Najczęstsze pytania

Czy KSeF dla mikrofirm został przesunięty?

Nie. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczyna się 1 stycznia 2027 r. Rząd chce przesunąć tylko kary, do końca 2027 r.

Czy w 2027 r. mogę dalej wystawiać faktury w Wordzie lub Excelu?

Nie. Nawet jeśli kary zostaną odroczone, faktura poza KSeF będzie wystawiona z naruszeniem przepisów.

Czy KSeF jest płatny?

Sam system i narzędzia Ministerstwa Finansów są bezpłatne.

Ile wynoszą kary za KSeF?

Ustawa przewiduje m.in. karę do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza systemem. Jeśli faktura nie wykazuje VAT, kara może wynieść do 18,7% kwoty należności. Czy zaczną obowiązywać od 2027, czy od 2028 r., zależy od tego, czy Sejm uchwali nowelizację.